2020. 7. 30.
대다수의 인하우스 변호사들은 조직내에서 다양한 기능을 수행하고 있음은 물론 매우 많은 종류의 문서와 자료들을 작성하여 사내 조직원 및 거래상대방 등과 주고받기 때문에, 소송(특히 미국소송)에서 privileged documents들이 제대로 처리될지는 예상하기 상당히 어렵습니다. 향후 미국소송을 대비한 사내 문서와 파일들을 준비, 작성 및 관리하는데에 있어 도움이 될 수 있는 몇 가지 팁을 정리하였으니 실무에 참고하시기 바랍니다.
Legal Professional Privilege 관련 법은 향후 소송의 관할권(State)에 따라 달라질 수 있다는 점을 이해하셔야 합니다.
Legal Professional Privilege 관련 원칙들이 보편적으로 잘 성립된 관할지역에서 분쟁이 처리될 수 있도록 Choice of Law (준거법) 조항을 계약에 포함시키는 것이 좋습니다.
사업 관련 Communication과 법무 관련 Communication 채널을 가능한 한 분리하여 법무 관련 Communication에서 주고 받은 내용들이 Privileged Communication으로 인정될 가능성을 높이는 것이 좋습니다.
현업 직원들에게 법무 관련 Communication은 수신인 본인 외에 배포를 제한하고 부서 내 재배포가 필요할 경우 반드시 법무팀과 사전협의 하도록 교육하시는 것이 좋습니다.
법무 관련 Communication은 모두 Privileged 또는 Attorney Work Product로 미리 표시하여 둠으로써, 향후 미국소송 디스커버리 과정 중에 관련 정보들이 적절히 암호화 될 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
내사 과정에서 업존(Upjohn) 경고*를 사용하는 등 직원과의 커뮤니케이션이 privileged 될 가능성을 높이기 위해 각별한 주의를 하시는 것이 좋습니다. (Upjohn 경고 : 인하우스 변호사로서 회사를 대리하는 것이며 직원 개인을 대리하는 것이 아님을 분명히 하는 것)
현업부서의 주기적 문서파쇄로 인하여 법원의 Spoliation 제재의 위험을 피하기 위해 적시에 소송을 제기하시는 것이 좋습니다.
내부적으로 민감하고 중요한 내용은 서면(written)보다는 전화(telephone) 또는 대면으로(in-person) 전달하는 것이 좋을 수 있습니다.
소송이 합리적으로 의심되는 시점이라면, 가장 확실하게 Work Product Privilege를 보장받을 수 있도록 관련 문서들에 Litigation Hold를 실행하시는 것이 좋습니다.