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미국 스타트업 취업규칙(Employee Handbook) 제정시 주의점

2021. 7. 12.


미국에 법인을 설립하고 현지 직원도 여러명 채용하였다면 반드시 취업규칙(Employee Handbook)을 만드는 것이 좋다. 미국에서는 채용과정에서 오퍼레터(offer letter) 만으로 채용이 완료되는 경우가 많고 별도로 회사-직원 간에 고용계약서(employment agreement)를 작성하지 않는 경우도 흔하다. ​ 이런 경우에 회사-직원 간에 고용 및 노동과 관련하여 회사의 중요한 정책과 절차를 직원들에게 전달하여 법적인 분쟁을 사전에 예방함은 물론, 다양한 노동법 상의 이슈로부터 회사를 보호할 수 있는 것이 바로 사내 취업규칙이다. 취업규칙을 작성해 둠으로써, 직원들은 회사의 휴가 등의 복리후생과 관련하여 매번 회사의 경영진에게 문의하거나 요청하지 않아도 되고, 고용주인 회사 입장에서도 직원들로 하여금 구체적인 기대치를 설정할 수 있도록 하여 상호간의 오해를 줄이는 긍정적인 효과가 있다. ​ ​ 그렇다면 취업규칙에 반드시 포함되어야 할 중요한 내용은 무엇이 있을까? ​ 회사의 설립목적 및 사업목표 ​ 중요하지 않게 생각하고 생략하거나 형식적으로 아주 간단히 적는 경우가 많은데, 헌법 제1조와 같이, 회사가 지향하는 방향을 명확히 제시함으로써 회사와 직원들이 공동의 목표를 가지는 것에 동의를 하게 되는 중요한 의의를 가진다. 지나치게 뜬구름 잡는 목표보다는 가급적 구체적으로 설립목적과 사업목표를 잡고 이를 직원들과 전부 공유할 수 있도록 하는 것이 좋다. ​ 취업규칙의 제정목적 및 효력의 우위 ​ 취업규칙은 일반적으로 1) 신규 직원들에게 회사의 정책과 각종 내부절차에 대한 정보를 제공하는 것을 목적으로 하고, 2) 해당 취업규칙의 내용이 직원들에게 적용되는 모든 인사정책과 관련하여 우선적으로 적용되며, 3) 회사는 언제든지 취업규칙을 개정할 수 있다는 내용을 서두에 포함하게 된다. ​ 효력의 제한 ​ 취업규칙 자체는 계약이 아니며 모든 고용계약은 해고 자유의 원칙(at-will employment)을 유보한다는 내용을 포함해야 한다. 이로써 임의고용 계약에 따라 해고된 직원이 위 취업규칙상의 조항을 계약상 의무라고 주장하며 회사가 임의로 해고할 수 없다는 주장에 대한 방어수단을 제공하게 된다. ​ 회사의 노동정책과 관련 절차 ​ 핵심적인 내용으로, 회사의 규율, 정규 근무시간, 급여 지급주기, 승진 및 포상 제도, 시간 외 근무에 대한 보상, 복장 규정, 인사상 이의 제기절차 등 회사의 day-to-day 노동정책이 상세하게 규정되어야 한다. 단, 여기서 주의할 점은, 모든 분야의 정책을 회사가 임의로 자유롭게 설정할 수는 없다는 점이다. 다시 말하여, 특정 분야에 대하여는 연방 및 각 주의 법률에 따라 강행규정(ex. 최저시급 또는 주당 최대 근무가능 시간 등)이 존재할 수 있으므로, 반드시 이 부분은 해당 주의 변호사의 법률검토를 받아 작성할 것을 권한다. ​ 휴가 정책 ​ 직원들에게는 급여 다음으로 중요한 것은 회사의 휴가 정책일 것이다. 휴가에는 우리가 흔히 말하는 연차 외에도, 병가, 출산 및 육아 휴가, 각종 경조사 휴가, 군복무와 관련된 휴가, 그리고 미국의 독특한 제도 중 하나인 배심원 의무이행을 위한 휴가 등이 포함된다. 따라서 회사의 휴가 정책에는 회사가 보장하는 휴가의 유형과 그 기간, 각 유형별 휴가의 신청절차와 승인방법, 사용되지 않은 휴가 일수에 대한 처리 방법 등이 자세하게 포함되어야 한다. 특히, 과도하게 휴가제도를 악용하는 직원을 해고할 수 있는 권리를 유보하는 것도 고려할 수 있다. ​ 각종 복지 혜택 ​ 회사에 직원들에게 제공하는 각종 복지 혜택, 예컨대 제휴된 운동시설이나 휴양시설 등의 이용, 도서구입비 지원, 통신비 지원, 사내 대출 등의 복지제도를 간략하게 설명하고, 이를 신청하기 위한 절차와 담당부서 또는 담당자를 명시하여 두는 것이 좋다. ​ 직원에 대한 징계 및 해고 사유 ​ 미국은 상대적으로 해고가 자유롭긴 하지만 정당한 이유가 없는 부당해고는 사후적으로 막대한 손해배상의 대상이 될 수도 있다. 따라서 회사가 직원을 징계하거나 해고할 수 있는 사유들을 가급적이면 구체적으로 기재하여 둠으로써 나중에 부당해고로 피소를 당했을 경우를 대비하여 방어수단을 만들어두는 것이 좋다. 각 징계의 유형을 세분화하여 설명하고 회사내 징계위원회를 갖추는 등 적법하고 정당한 절차를 통해 징계 및 해고절차를 진행하는 것이 안전하다. ​ 직원의 확인과 동의 ​ 취업규칙을 열심히 갖추어 놓고서는 정작 직원들이 이를 확인하였으며 동의한다는 내용이 없어 그 취업규칙의 효력이 부인되는 경우가 발생할 수 있다. 모든 직원에게 취업규칙을 공개하고 위 취업규칙의 내용을 모두 확인하였으며 동의한다는 내용의 동의서를 작성하여 각 직원의 인사파일에 보관해두어야 한다. ​ ​ 위에서 언급한 내용 외에도, (특히 Covid-19 이후에) 작업장의 안전이나 직원들의 건강에 대한 이슈라든지 고용평등, 차별금지, 직장내 성폭력 등의 이슈에 대하여도 포함을 시키는 것을 권장하는 편이다. "뭐 아직은 직원도 몇 명 없으니까 별일 없겠지"라는 안이한 생각으로 HR 담당자를 채용할 때까지 취업규칙 제정을 미루거나 간과하지 말고 지금 당장 취업규칙을 제정하여 노동법상의 리스크를 최소화하는 것이 바람직할 것이다.

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